Stort potensial i bedre produktkalkyler

En masteroppgave utført ved Universitetet i Agder påpeker at grafisk bransje i for liten grad fokuserer på de strategiske sidene ved produktkalkyler. Iman Winkelman (bildet), leverte sin masteroppgave våren 2012. Han er utdannet sSiviløkonom fra Universitetet i Agder, har bachelorgrad i revisjon fra Høyskolen i Oslo og var tidligere ansatt i Deloitte og Econa. I dag rådgiver i konsulentbransjen.

Iman Winkelman utfordrer bransjen på produktkalkylene i en masteroppgave.

Iman Winkelman som har skrevet oppgaven mener bransjen må innføre kalkyler som i større grad fanger opp kostnadene basert på bruk av beskrivende kostnadsdrivere. Altså: identifisere andre faktorer enn volum som de indirekte kostnadene kan fordeles etter.

Eksempelvis: fordele kostnadene til energi etter antall driftstimer, fordele kostnadene for akutt reparasjonsarbeid/beredskap til produktene etter antall driftsutrykninger, ikke volum. Slik lyder en av konklusjonene i en fersk masteroppgave fra Iman Winkelman, Universitetet i Agder. Han har valgt å utforske "Bruk og evaluering av produktkalkulasjon innen grafisk industri".

Det er et tema som bør interessere hele bransjen sett på de utfordringer mange har med å oppnå lønnsom drift.

Winkelman har forsøkt å kartlegge hvilke metoder som virksomheter innen grafisk industri benytter i forbindelse med beregning av priser og vurdering av lønnsomhet på ordrenivå. Og ikke minst, hvilket forbedringspotensial foreligger.

Hva mener den unge studenten er årsaken til at bransjen har sine store utfordringer. Det går blant annet på:

Teknologiske forhold som digitalisering av trykkmaler, dataoverføring og hastighet på pressen spiller en rolle. Det samme gjør rene strukturelle forhold som for eksempel et tett forhold mellom eier og driver. Det kan medføre at kravet til lønnsomhet blir lavere enn om bedriften hadde vært eid av finansielle investorer. Dessuten lever man videre en overkapasitet. Et annet sentralt punkt på Winkelmans liste er rett og slett feil i produktkalkylene.

Vi siterer videre fra masteroppgaven:

Utfordring:

-          Flere ulike måter å beregne kostnadene ved produksjon på ordrenivå; de direkte kostnadene (papir, farge, kjemikalier) har trykkeriene stort sett kontroll over.

-          Derimot har man store indirekte kostnader som også er relatert til den enkelte ordre, men der fordeling medfører målefeil. Eksempler på indirekte kostnader: energikostnader, lønnskostnader, kostnader til service/vedlikehold, og kostnader til husleie og adm. Noen av disse kostnadene er faste, andre kostnader er indirekte variable.

-          Hvordan skal man fordele disse til den enkelte ordre?

-          Unnlate å fordele de faste kostnadene, men bare stille krav til dekningsbidrag: medfører ofte feil fordi man har et for snevert perspektiv på hva som er de variable kostnadene, og hva som er de faste kostnadene. Også et problem fordi man da vil kunne tendere mot å akseptere ordrer som har et positivt dekningsbidrag, men som ikke gir full kostnadsinndekning ved at man ser bort fra at ordren også skal dekke inn store faste kostnader.

-          Bruk av volum som dimensjonerende faktor: medfører avvik mellom teoretisk riktig kostnad og registrert produktkostnad ved at volum ikke er dimensjonerende for alle kostnadene. Husleie og avskrivninger vil ikke variere med volum. Andre indirekte variable kostnader vil ha andre kostnadsdrivere enn volum, eksempelvis tid (lønnskostnader produksjon) og antall ordrer (plater i førtrykk, ikke antall trykksaker).

-          Likeledes: har inntrykk av at kapitalkostnadene undervurderes av virksomhetene. Kapitalkostnadene er rentekostnaden for bundet kapital + avskrivninger på varige driftsmidler. Bør benyttes gjenanskaffelsesverdier. Ikke historisk-kostpris. Alternativt fremstår maskinen som «gratis» å bruke. Viktig skille mellom kostnadene ved maskinen og ved bruk av maskinen (mange undervurderer den første kostnden).

-          Også: alternativkostnaden anses ikke relevant. Det er den. Har man påtatt seg å trykke 4 dager i uken for et forlag, og et annet forlag tilbyr deg en avtale som gir deg høyere pris for å trykke disse dagene, bør kostnaden av det tapte bidraget hensyntas.

-          Konsekvensene av at kalkylene er beheftet med målefeil medfører risiko i relasjon til prissetting: 

Ved underprising av produkter, blant annet ved at alternativkostnaden/kapitalkostnadene ikke hensyntas, medfører det en risiko for manglende overlevelsesevne over tid ved at man ikke får full kostnadsinndekning.

 Ved overprising av produkter, blant annet ved at særkostnaden på ordrenivå overvurderes, medfører det en potensiell risiko for overlevelsesevnen i form av tap av markedsandeler til konkurrerende – utenlandske -  trykkerier. Kan skje ved at man deler alle kostnader på volum, også kostnader som er faste uavhengig av volum og ved bruk av volum som er lavere enn i tilfeller med optimal produksjon – gir høyere enhetskostnader enn rimelig.

 Kan dette også være en forklaring på hvorfor bransjen sliter, spør Iman Winkelman:

Han ser at bransjen i liten grad fokuserer på de strategiske sidene ved produktkalkyler; altså liten informasjonsverdi i kalkylene ifm kostnadskutt og effektiviseringer, eller ved å foreta lønnsomhetsberegninger i etterkant av utførte oppdrag, slik at man vet hva man faktisk tjente på oppdraget – og dermed har mer info om hva man bør satse mer / mindre på i fremtiden når forespørsler om trykkeoppdrag kommer fra potensielle kunder.

Winkelmans forslag til løsning:

-          Innføre kalkyler som i større grad fanger opp kostnadene basert på bruk av beskrivende kostnadsdrivere. Altså: identifisere andre faktorer enn volum som de indirekte kostnadene kan fordeles etter. Eksempelvis: fordele kostnadene til energi etter antall driftstimer, fordele kostnadene for akutt reperasjonsarbeid/beredskap til produktene etter antall driftsutrykninger, ikke volum.

 -          Synliggjøre kostnaden forbundet med ledig produksjonskapasitet separat, og andre former for kostnader med alternativkost. Eksempelvis: om trykkpressen står stille 16 av 24 timer per døgn (1 skift) representerer det en høy alternativkostnad som bør synliggjøres slik at man får insentiver til å øke bruken. Ikke fordele kostnaden med trykkpressens stillstand i 16 timer per dag til produktene, når trykkpressen alternativt kan leies ut eller man kan fusjonere med annet trykkeri og øke utnyttelsesgraden.

-          Innføre bedre mål på kapitalkostnadene. Maskiner er ikke gratis; koster mye i kapital, og koster mye i avskrivninger (alternativkostnad). Bør benytte gjenanskaffelsesverdier som gjør at man ved nye maskiner ikke får et kostnadshopp i kalkylen. Gir: lavere prissjokk, og hindrer at lønnsomheten på produkt/ordrenivå synker dramatisk – og hindrer investeringer selv om det på bedriftsnivå fremstår som rasjonelt.